文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)總結(jié)

(相關(guān)資料圖)

　　文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈而產(chǎn)生的一門(mén)新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。下面是由七考網(wǎng)編輯為大家整理的“文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)總結(jié)”。

　　文秘專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)總結(jié)

　　一、辦公室的基本知識(shí)

　?。ㄒ唬┺k公室理論的規(guī)定性概述

　　1、名詞概述。辦公室是指一個(gè)單位具體設(shè)置的綜合性的職能機(jī)構(gòu)，是協(xié)助單位首腦辦理專門(mén)事項(xiàng)、輔助和協(xié)調(diào)本單位整個(gè)日常工作事務(wù)的部門(mén)，是指揮、控制整個(gè)單位工作的中心部門(mén)和聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的樞紐和窗口。

　　2、職責(zé)概述。

　?、偬幚肀締挝粌?nèi)綜合性的日常事務(wù)；

　?、谥朴唵挝粌?nèi)部的有關(guān)規(guī)章制度；

　　③對(duì)單位內(nèi)部各部門(mén)之間的關(guān)系和工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、督辦以及處理有關(guān)收、發(fā)業(yè)務(wù)；

　?、転槭啄X搞好各項(xiàng)服務(wù)。

　　3、范圍概述。

　?、偃藛T的配備與管理；

　?、谛姓?zhí)行中的檢查、協(xié)調(diào)和監(jiān)督；

　　③文書(shū)、檔案保管；

　?、芪镔Y供應(yīng)、后勤管理；

　?、輰?duì)內(nèi)外接待以及一些內(nèi)務(wù)日常方面的具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)的組織、管理和執(zhí)行。

　　4、條件概述。

　　①應(yīng)具備的硬件條件：辦公的專用空間；電話、電傳、打字機(jī)、攪碎機(jī)、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、資料柜等辦公用具。

　?、趹?yīng)具備的軟件條件。文職服務(wù)包括的所有系統(tǒng)：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)、政務(wù)資料信息系統(tǒng)、工作協(xié)調(diào)督辦及后勤管理系統(tǒng)及分類(lèi)、收發(fā)、打印、經(jīng)管、統(tǒng)計(jì)等具體操作管理的基本條件。

　?。ǘ┺k公室地位和職能的一般性概述

　　1、地位的概述：

　　一是處于中心地位：辦公室是指揮、控制整個(gè)機(jī)關(guān)工作的中心部門(mén)，代表領(lǐng)導(dǎo)處理全局性的問(wèn)題，又是一個(gè)單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交匯點(diǎn)和集散地，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合，并且發(fā)揮出信息中心的綜合效應(yīng)。

　　二是處于窗口地位：辦公室是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”，是信息網(wǎng)絡(luò)中心，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，主要負(fù)責(zé)接受處理上級(jí)和兄弟單位的來(lái)問(wèn)來(lái)函，接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的視察，處理各類(lèi)公務(wù)往來(lái)，接待人民群眾來(lái)訪等等。一般與外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過(guò)辦公室。

　　三是處于樞紐地位：辦公室在一個(gè)機(jī)關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室雖然與其他職能部門(mén)同屬一個(gè)序列，但是，它與其他職能部門(mén)的區(qū)別在于其他職能部門(mén)是管理層、執(zhí)行層，辦公室則是中階層。辦公室直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作。

　　2、職能的概述：

　　一是指導(dǎo)管理職能。

　　辦公室的指導(dǎo)職能，主要指對(duì)下屬機(jī)構(gòu)工作的指導(dǎo)主要體現(xiàn)在：

　　①傳達(dá)、制定有關(guān)方針、政策；

　?、谥贫ň唧w的、個(gè)別的方針、政策；

　　③對(duì)上級(jí)有關(guān)部門(mén)的政策作出闡釋；

　　④提出具體貫徹執(zhí)行的意見(jiàn)和方案。

　　二是參考咨詢職能。

　　①收集信息職能：開(kāi)展實(shí)際調(diào)查——進(jìn)行理論研究——組織信息加工。

　　②輔助決策職能：確定合理目標(biāo)——制定實(shí)施方案——協(xié)調(diào)組織實(shí)施——進(jìn)行情況反饋和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

　　③服務(wù)協(xié)調(diào)職能：

　　一是服務(wù)職能。首先是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。

　　做好參謀助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，進(jìn)行調(diào)查研究，收集整理信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，以及完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)等都屬于服務(wù)的內(nèi)容。其次是為本機(jī)關(guān)、本單位同級(jí)兄弟部門(mén)服務(wù)。辦公室承擔(dān)著文印、打字、文件管理、檔案管理、印信管理等任務(wù)。有的綜合性辦公室還承擔(dān)著機(jī)關(guān)事務(wù)管理等后勤工作任務(wù)。再次是為下級(jí)單位和人民群眾服務(wù)。

　　二是協(xié)調(diào)職能：

　?、俳y(tǒng)一步調(diào)；

　?、诨饷埽?/p>

　?、酆侠戆才?。

　?、鼙O(jiān)督職能：

　　a）辦公室對(duì)有關(guān)部門(mén)或人員所分擔(dān)的任務(wù)要心中有數(shù)，通過(guò)各種途徑隨時(shí)掌握他們完成任務(wù)的進(jìn)度，并且檢查其工作完成的質(zhì)量。

　　b）如果發(fā)現(xiàn)執(zhí)行部門(mén)在并無(wú)充分理由的情況下延宕工作，致使任務(wù)的完成產(chǎn)生困難，辦公室就應(yīng)當(dāng)采取果斷的處理辦法，催促其及時(shí)完成任務(wù)。

　?。ㄈ╆P(guān)于辦公室基本任務(wù)的微觀性概述

　　1、會(huì)議管理工作——組織對(duì)會(huì)議的審批、安排、調(diào)度、通知、記錄、服務(wù)及善后工作的處理；

　　2、文書(shū)處理工作——組織對(duì)本單位公文的起草、制作、傳遞（送審）、印發(fā)；

　　3、調(diào)查研究工作——組織進(jìn)行事關(guān)全局性的政策性、戰(zhàn)略性調(diào)查研究工作，實(shí)施執(zhí)行過(guò)程的調(diào)研工作及中心工作的專題調(diào)研工作；

　　4、文字綜合工作——組織對(duì)各種信息、資料、情況進(jìn)行收集、整理、加工、分析，綜合為專題材料，組織各種專題交流會(huì)議、口報(bào)會(huì)議、研討會(huì)議材料；

　　5、信息處理工作——組織對(duì)各種信息的收集、傳遞、處理、反饋，為領(lǐng)導(dǎo)決策作基礎(chǔ)性服務(wù)；

　　6、協(xié)調(diào)調(diào)度工作——對(duì)全局性、綜合性（指涉及幾個(gè)部門(mén)或全機(jī)關(guān)）工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)、指揮調(diào)度；

　　7、督察督辦工作——組織對(duì)重點(diǎn)工作進(jìn)行督查、督辦，實(shí)施考核、通報(bào)，發(fā)揮監(jiān)督、推動(dòng)、控制、反饋?zhàn)饔茫?/p>

　　8、檔案管理工作——組織對(duì)原始性、有價(jià)值的文件、資料進(jìn)行分類(lèi)整理、立卷歸檔，并做好檔案的管理和使用；

　　9、信訪接待工作——組織搞好領(lǐng)導(dǎo)的和全局性的信訪接待，傾聽(tīng)群眾呼聲，關(guān)心群眾疾苦，保護(hù)群眾利益，切實(shí)解決問(wèn)題，妥善處理矛盾糾紛，做好安撫工作；

　　10、機(jī)要保密工作——嚴(yán)格按制度做好保密工作，收密多、知密早、曉密廣、泄密易，被人關(guān)注，機(jī)要保密十分重要；

　　11、公務(wù)接待工作——按程序、按規(guī)范做好政務(wù)接待、行政接待、交流參觀接待、外事接待、商務(wù)考察接待等；

　　12、信印管理工作——組織搞好文本管理、介紹信管理、聯(lián)系函管理及印章管理；

　　13、值班值勤工作——領(lǐng)導(dǎo)值班安排、民主值班安排，重大慶典、參觀活動(dòng)值勤安排、節(jié)假日和群眾聚眾、上訪、集會(huì)、鬧事維穩(wěn)值班值勤安排；

　　14、后勤服務(wù)工作——會(huì)議室管理、辦公設(shè)備管理、安全保衛(wèi)管理、公共服務(wù)管理、倉(cāng)庫(kù)管理；

　　15、物資和采購(gòu)工作——重大物資采購(gòu)申請(qǐng)事項(xiàng)、招標(biāo)選點(diǎn)、組織采購(gòu)，進(jìn)庫(kù)登記，報(bào)廢處理，包干經(jīng)費(fèi)結(jié)算；

　　16、車(chē)隊(duì)管理工作——車(chē)輛配備、購(gòu)置和更新，司機(jī)管理，公務(wù)車(chē)調(diào)度，價(jià)格審查，修理維護(hù)和車(chē)輛報(bào)廢處置；

　　17、物業(yè)管理工作——公共環(huán)境、衛(wèi)生管理，綠化、安全、車(chē)輛停放管理，門(mén)衛(wèi)保安管理，汽源、電源、油源管理，會(huì)議室管理和茶水服務(wù)及領(lǐng)導(dǎo)辦公室環(huán)衛(wèi)管理；

　　18、房產(chǎn)管理工作——所有公用房產(chǎn)管理，辦公用房分配、維修、水電和供冷暖設(shè)備、電梯管理及維護(hù)維修等。

　　二、辦公室的規(guī)定事務(wù)

　?。ㄒ唬┤粘Ｊ聞?wù)。（主要有七大項(xiàng)）

　　1、日常管理：指辦公室天天面對(duì)的規(guī)定性、大量的、具體的、瑣碎的事務(wù)管理，具有“繁”、“雜”、“小”、“變”的特點(diǎn)，就像一個(gè)家，開(kāi)門(mén)七件事：柴、米、油、鹽、醬、醋、茶一樣，每天如此。

　　2、印信管理：指對(duì)印章（機(jī)關(guān)、單位的印章是機(jī)關(guān)、單位權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志，具有一定的權(quán)威性和法定性，具有全權(quán)威、證明、標(biāo)志的作用）信證（指機(jī)關(guān)單位的介紹性和憑證，介紹信是單位對(duì)外聯(lián)系、商洽事務(wù)的憑證，嚴(yán)禁開(kāi)空白介紹信）的管理。

　　3、會(huì)議管理：指對(duì)各種專項(xiàng)會(huì)議進(jìn)行計(jì)劃、安排和協(xié)調(diào)處理。

　　4、信訪接待：

　?、僦复肀締挝蝗珯?quán)辦理各類(lèi)單位的來(lái)訪，程序是接待——閱信——登記——轉(zhuǎn)辦；

　?、谠瓌t是“熱情、講禮儀、細(xì)致周到、妥善處置”，要求“及時(shí)接待、詳細(xì)商談、認(rèn)真登記、迅速辦處”。

　　5、外事工作：是辦公室的一項(xiàng)對(duì)外的工作。

　　主要對(duì)象是境外的人和事。

　　基本原則：主權(quán)高于一切——高度統(tǒng)一——嚴(yán)守紀(jì)律——平等相待——內(nèi)外有別——接待相當(dāng)。

　　6、禮儀禮節(jié)：指辦公室公關(guān)活動(dòng)的行為規(guī)范。

　?、傩蜗蠖Y儀：由單位的對(duì)外公眾形象、環(huán)境、信譽(yù)、待人接物、言談舉止和員工服飾、接待交流語(yǔ)言等元素構(gòu)成的一種品質(zhì)和規(guī)范。

　?、跁?shū)面禮儀：即禮儀文書(shū)。（請(qǐng)柬的用法，會(huì)務(wù)專用信件和賀卡等制作）

　?、畚帐侄Y節(jié)：交往禮節(jié)中最基本的一種方式。一般情況下注意六個(gè)方面：上下級(jí)之間，上級(jí)伸手后，下級(jí)才能伸手相握；長(zhǎng)輩晚輩之間，長(zhǎng)輩伸手后，晚輩才能伸手相握；男女之間，女人伸手后，男人才能伸手相握；握手時(shí)應(yīng)伸出右手握手；握手時(shí)，應(yīng)摘掉手套；握手時(shí)間力求適度。

　　④互相介紹禮節(jié)：是社交場(chǎng)合常用的一種方式。

　　a.自我介紹：注意高度謙虛；克服羞澀；講究繁簡(jiǎn)。

　　b. 介紹他人：先客氣地打招呼，先把年輕的介紹給長(zhǎng)者，把晚輩介紹給長(zhǎng)輩，把男子介紹給女子，把下級(jí)介紹給上級(jí)。

　　7、督查督辦：此工作是領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作的一項(xiàng)最常用最有效的工作方法和手段，是辦公室在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下進(jìn)行的一項(xiàng)工作。

　　①督查程序：a. 具體事項(xiàng)督查程序：交辦——轉(zhuǎn)辦——承辦——催辦——檢查——辦結(jié)——辦結(jié)回告——審核——立卷——?dú)w檔；

　　b. 特大或中心工作督查程序：分解——立項(xiàng)——送審——批辦——轉(zhuǎn)交辦——督辦——催辦——檢查——綜合分析——專題回告——審核——再批辦——再催、督辦——再辦結(jié)回告——再審核——立卷——?dú)w檔。 -

　　②督查公文：督查工作決定、工作計(jì)劃、工作匯報(bào)、督查工作查收分解、督查工作簡(jiǎn)報(bào)（指反映進(jìn)展情況、經(jīng)驗(yàn)介紹、督查效果）、督查工作專報(bào)（指對(duì)重大決策、會(huì)議文件督查落實(shí)情況的通告，指限發(fā)領(lǐng)導(dǎo)層人員和上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)報(bào)材料）、督查工作通報(bào)。

　?。ǘ┏修k事務(wù)（主要有兩項(xiàng)）

　　1、收文事務(wù)。

　?、贁M辦：指對(duì)來(lái)文的處理，作出初步意見(jiàn)呈領(lǐng)導(dǎo)批辦。

　?、谡?qǐng)辦：包含請(qǐng)辦法和請(qǐng)批法兩種。請(qǐng)辦法是指辦公室根據(jù)收文通告直接注明送請(qǐng)主管部門(mén)辦理（或辦處或閱處）；請(qǐng)批法是指辦公室將收文直接呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批辦。由領(lǐng)導(dǎo)直接批示具體意見(jiàn)。

　?、蹅鏖啠褐篙喠鱾骺吹囊聫?fù)印、翻印的重要文件和資料。a. 按順序傳閱；b. 分送傳閱或集中傳閱。

　?、艽咿k：是指必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促檢查。

　?、莩修k：是指機(jī)關(guān)、單位有關(guān)部門(mén)或人員按照來(lái)文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。

　?、揶k復(fù)：是指需辦理的.文件在辦畢后，對(duì)來(lái)文單位所作的答復(fù)。（函復(fù)、口頭答復(fù)、復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示、就地處理、統(tǒng)籌處理）

　　2、發(fā)文事務(wù)。

　?、侔l(fā)文程序：擬稿——審核——簽發(fā)——繕印、校對(duì)——用印、登記、封發(fā)。

　　②傳文：指根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳達(dá)范圍，利用會(huì)議進(jìn)行口頭傳達(dá)。根據(jù)時(shí)限要求，可一次性傳達(dá)，也可分幾次傳達(dá)。

　?。ㄈ贤▍f(xié)調(diào)事務(wù)（主要有五項(xiàng)）

　　1、內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)：指為了使機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部門(mén)之間能夠配合適當(dāng)所開(kāi)展的銜接、交流、協(xié)商、調(diào)度所做的工作。

　　（1）作用表現(xiàn)為：

　?、倌圩饔?，促使工作上分工合作；

　　②樞紐作用：統(tǒng)籌指揮調(diào)度，減少失誤，提高效率，起到樞紐作用；

　　③保證作用：促使大政方針、路線、政策的貫徹執(zhí)行；④調(diào)節(jié)功能作用：各方力量形成一個(gè)合力，使整個(gè)工作井然有序、同步運(yùn)轉(zhuǎn)。

　?。?）協(xié)調(diào)范圍為：公務(wù)協(xié)調(diào)——事務(wù)協(xié)調(diào)——政策協(xié)調(diào)——會(huì)議協(xié)調(diào)——關(guān)系協(xié)調(diào)——公文協(xié)調(diào)——受理請(qǐng)示協(xié)調(diào)——戰(zhàn)略協(xié)調(diào)

　　2、與上級(jí)溝通協(xié)調(diào)

　?、僖源缶譃橹兀S護(hù)上級(jí)威信。認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)決策，說(shuō)話注意場(chǎng)合分寸，凡事不要通過(guò)貶低上級(jí)來(lái)抬高自己。

　　②互換思考，為上級(jí)分憂。做積極的執(zhí)行者，當(dāng)?shù)昧Φ膮⒅\。

　?、蹟[正位置，就位不“越位”。做的工作不越位，表態(tài)不越位，決策不越位，應(yīng)酬不越位，答復(fù)問(wèn)題不越位。

　?、苁杳苡卸?，一視同仁。對(duì)上級(jí)群體或班子所有成員做到“五個(gè)一樣”：組織上要一樣服從，工作上要一樣支持，態(tài)度上要一樣對(duì)待，請(qǐng)示匯報(bào)要一樣的程序，接待服務(wù)要一樣的安排。

　　3、與同級(jí)溝通協(xié)調(diào)：指同級(jí)部門(mén)之間

、同職個(gè)人之間關(guān)系的處理。同為同級(jí)、同職之間的，既有共同的目標(biāo)，又有各自的分工；既要互相支持、幫助，又蘊(yùn)涵著彼此的競(jìng)爭(zhēng)。

　　掌握的原則：見(jiàn)賢思齊，強(qiáng)者為師；互相尊重，彼此信任；互相補(bǔ)臺(tái)，積極配合；寬容別人，學(xué)會(huì)自制；與人為尊，以誠(chéng)相待；互相支持，排憂解難。

　　4、與下級(jí)溝通協(xié)調(diào)：與下級(jí)部門(mén)或下層員工之間關(guān)系的處理，與下一級(jí)建立起和諧融洽的關(guān)系。最好的方法是以朋友的身份與下級(jí)打交道，與下級(jí)平等相處。通過(guò)工作任務(wù)等的確定與實(shí)施來(lái)構(gòu)成與下級(jí)的關(guān)系。

　　掌握的原則：大膽信任和授權(quán)；人格平等；平衡關(guān)系（調(diào)解下級(jí)之間的矛盾和沖突）；信息溝通；人文關(guān)懷。

　　（四）參謀事務(wù)

　　主要發(fā)揮出主意、想辦法、提建議方面的參謀助手作用。

　　原則：

　?、賴@中心，突出重點(diǎn)，著眼事關(guān)全局的大事，著眼“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的工作；

　?、谡莆辗执?，適度適宜；

　　③將意見(jiàn)變成問(wèn)題提出來(lái)；

　?、芏嗵釒讉€(gè)方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇；

　?、菹忍釂?wèn)題，再提出建議，一并提出；

　　⑥注意事項(xiàng)：

　　a. 針對(duì)不好的消息提的建議意見(jiàn)婉轉(zhuǎn)表達(dá)；

　　b. 領(lǐng)導(dǎo)未采用自己的意見(jiàn)不要忌恨、猜疑；

　　c. 能力不強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)面前，施展參謀才干更要謙虛謹(jǐn)慎，但機(jī)會(huì)來(lái)了，抓住不放，充分展示。

　?。ㄎ澹╊I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)事務(wù)（主要有六項(xiàng)）

　　1、領(lǐng)導(dǎo)的日程安排：多指將主要領(lǐng)導(dǎo)每周或每月重大工作（活動(dòng)）的內(nèi)容及行程進(jìn)行安排，制作一個(gè)表并注明相關(guān)事項(xiàng)和要求。

　　2、領(lǐng)導(dǎo)的接待事務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)示意的小范圍內(nèi)的聚會(huì)、聯(lián)誼、應(yīng)酬等活動(dòng)的安排、接待。

　　3、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)服務(wù)事務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)示意的一定范圍內(nèi)重要事宜的聯(lián)系、銜接、協(xié)調(diào)、催辦和落實(shí)。

　　4、領(lǐng)導(dǎo)生活服務(wù)事務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人和家庭及親朋戚友在生活上的相關(guān)服務(wù)事務(wù)。

　　5、領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動(dòng)服務(wù)：多指領(lǐng)導(dǎo)親自參加的參觀、考察、學(xué)習(xí)、開(kāi)會(huì)的聯(lián)系安排的相關(guān)服務(wù)事宜。

　　6、領(lǐng)導(dǎo)的健康服務(wù)：專指領(lǐng)導(dǎo)的健康咨詢、檢查治療和療養(yǎng)及平時(shí)的養(yǎng)護(hù)及參加喜好的體育鍛煉活動(dòng)等事項(xiàng)的服務(wù)。