如何寫出高質(zhì)量的商務(wù)英語郵件？

如何寫出高質(zhì)量的商務(wù)英語郵件?越來越多的辦公室人員離不開了商務(wù)郵件，每天要閱讀大量的郵件，也要寫很多郵件。對(duì)于大多數(shù)人來說，讀比寫要輕松很多。那么，如何輕松寫出一封高質(zhì)量的商務(wù)英語郵件呢?快來文章找方法吧!

郵件主題

寫郵件一定要有主題。每個(gè)人每天都要接觸大量的郵件，一封有主題的郵件，并且主題簡單明確，才能吸引他的注意。主題要做標(biāo)題黨，抓住別人眼球。收信人第一眼看到的就是標(biāo)題，所以寫好郵件的標(biāo)題，是至關(guān)重要的。主題詞一定要寫清楚，一定不要使用無意義啰嗦的詞。比如這封郵件是通知會(huì)議時(shí)間，還是請(qǐng)求他人解決問題。有意義的郵件標(biāo)題控制在6-8個(gè)詞，讓人有打開的欲望。

稱呼

普通工作郵件，直接稱呼名字，hi ...。公司內(nèi)部郵件中，電郵溝通，一般不需要稱謂。

和陌生人介紹 My name is...，不要用this is...。第一次跟對(duì)方聯(lián)系，要正式一點(diǎn)。

言簡意賅

整個(gè)郵件就是這幾部分：

問候

出了啥事

問題分析

希望對(duì)方怎么做

結(jié)尾

整個(gè)郵件寫作中，言簡意賅是原則。郵件的要領(lǐng)是突出重點(diǎn)，短小精悍，同時(shí)禮貌得體。

商務(wù)郵件更像短信，告知對(duì)方你的進(jìn)度。它有及時(shí)性，簡潔性等特點(diǎn)。簡單的句型和清晰的組織來使你的東西更易讀。

郵件中，不要用長句或復(fù)雜句型，主體不要超過三段，一般來說不要超過半個(gè)屏幕。

行文重要的是邏輯性，不需要太多形式上的東西，表達(dá)清楚觀點(diǎn)就行，注意事情的前因后果。寫你為什么這么做，這樣別人才能給你正確的解決方案，才能達(dá)到郵件溝通的目的。

用詞禁忌

盡量不用want。在我們看來want是一個(gè)很普通的詞匯，但在郵件中一定不要用，因?yàn)樗幸环N任性的口吻。少用問號(hào)，少用I/we/you。一定不要使用任何單詞的簡寫，縮略詞并不會(huì)讓你的郵件高大上。一定不要用wanna gonna這些低俗的詞匯。

當(dāng)郵件中多次表達(dá)同一個(gè)意思時(shí)，要注意用詞的替換。比如very--extremely;more and more--increasingly;before--prior to。

郵件中多使用被動(dòng)語態(tài)，會(huì)顯得更專業(yè)。

商務(wù)郵件不要用表情符號(hào)，也不要用感嘆號(hào)。

多用please， can you，do you mind這些詞，讓人感到被尊重，而不是命令式的口吻。

回復(fù)郵件多用get back 比reply常用，I will get back to you tomorrow

開頭

簡潔明了，單刀直入。

美國人寫郵件，哪怕是和熟悉的人，回郵件第一句話，都要先感謝對(duì)方thanks for getting back to me。開頭中可以增加你和對(duì)方的交集，說說一起做過的事情。

如果是郵件回復(fù)得晚了，要先道歉sorry for the late reply;Sorry I haven’t got back to you sooner.

結(jié)尾

結(jié)尾兩件事，感謝對(duì)方愿意讀完你的郵件以及可能對(duì)你作出的幫助，二是再次提醒對(duì)方你需要他做的事情。如果結(jié)尾不知道說什么，那就是thank you very much就可以了。

如果目的不止一個(gè)，每件事都要單獨(dú)分段，回車空行在郵件中很好用。

郵件結(jié)束要注意校對(duì)檢查語法拼寫短語等錯(cuò)誤，不要太冗長，不必要的句子刪掉。

想要寫好商務(wù)郵件，本文的這些知識(shí)要記住，也可以多觀察native speaker 的郵件，師夷長技。